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Herausforderungen bei compliance-konformen Datenmigrationen auf der Speicherebene

Bei der langfristigen Archivierung von Unternehmensdaten sind Datenmigrationen von einem bestehenden Archivspeicher auf ein neues System oft unumgänglich. Die Ursachen liegen z. B. in der Ablösung proprietärer Archivierungssysteme, dem rapiden technologischen Fortschritt von Speicherlösungen oder der Konsolidierung z.B. nach einer Unternehmensfusion. Die Migrationsprojekte sind dabei häufig mit verschiedenen Zielen verbunden: Reduktion von Zeitaufwänden und Kosten, Minimierung von Störungen im Tagesgeschäft, Einhaltung von Compliance-Vorschriften und der Schutz der Datenintegrität. Diese Herausforderungen können mit einer geeigneten Speicherplattform für die Langzeitarchivierung und entsprechenden Migrations-Prozessen gemeistert werden.

Was versteht man unter dem Begriff „Datenmigration“?

Bei einer Datenmigration auf Speicherebene werden Daten aus bestehenden Speicherplattformen auf ein neues Zielsystem übertragen. Alle Migrationen haben eins gemeinsam: Um eine erfolgreiche Datenübertragung sicherzustellen, muss die Integrität der zu migrierenden Daten geschützt werden – einerseits um rechtliche Anforderungen einzuhalten und zum anderen um die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Eine sorgfältige Planung und eine fundierte, umfassende Migrationsstrategie bilden dabei die Grundlage für erfolgreiche und reibungslose Migrationen.

Was sind die Ursachen für eine Datenmigration?

Aus verschiedenen Migrationsprojekten haben sich im Wesentlichen die folgenden Ursachen für Datenmigrationen herauskristallisiert.

 

Ablösung proprietärer Hardware-Silos

Die Limitierungen und Nachteile von proprietären Archivierungslösungen führen häufig zu Datenmigrationen auf eine zukunftssichere und effiziente Plattform. Die Nachteile veralteter Archivsysteme liegen unter anderem darin, dass Unternehmen beim Einsatz dieser Lösungen an einen bestimmten Hersteller gebunden sind (Hardware Lock-in). Dadurch können hohe Kosten zustande kommen - z. B. wenn das Archiv mit jeder neuen Hardwaregeneration neu lizensiert werden muss oder eine Lizensierung nicht genutzter Speicherkapazitäten erforderlich ist. Die Folge: Eine Migration auf eine hardwareunabhängige Archivierungslösung ist gefragt, mit welcher eine höhere Flexibilität und Investitionsschutz gewährleistet wird.

 

Technologischer Fortschritt während der Aufbewahrungsdauer

Rechtliche und interne Compliance-Vorgaben definieren bestimmte Aufbewahrungszeiträume für viele Arten von Geschäftsdaten, die mitunter mehrere Jahrzehnte betragen können. Diese Aufbewahrungsfristen erfordern mehrfache Migrationen bestehender Daten, da sich Speichertechnologien im Zeitablauf stetig weiterentwickeln und den Ersatz veralteter Speicher-Hardware nach sich ziehen. Um die Kosten während der Aufbewahrungsdauer möglichst gering zu halten, müssen Daten von Zeit zu Zeit auf günstigere Speichersysteme verschoben werden. Dies führt zu Migrationsprojekten, welche die Einhaltung von rechtlichen und internen Compliance-Anforderungen über lange Zeiträume sicherstellen und zugleich das Schritthalten mit dem technologischen Wandel ermöglichen.

 

Fusionen und Abspaltungen von Unternehmen

Bei Zusammenschlüssen, Übernahmen oder Abspaltungen von Unternehmen müssen Datenbestände oftmals zusammengeführt oder aufbereitet werden. Dies gilt auch für archivierte Daten. Beispielsweise können Fusionen dazu führen, dass archivierte Daten auf neue Speichersysteme oder -technologien verschoben werden oder die Datenarchivierung durch zentralisierte Shared IT Services zusammengeführt wird, was wiederum Migrationsprojekte nach sich zieht.

Herausforderungen bei Datenmigrationen und wie diese gelöst werden können

 

Schutz der Datenintegrität

Bei Datenmigrationen herrscht das Risiko, dass Daten infolge von unbeabsichtigten Übertragungsfehlern beschädigt werden oder verloren gehen können. Dies betrifft auch inhaltsbezogene und wichtige Meta-Informationen wie Aufbewahrungsdauern, Zeitstempel oder IDs. Im Zuge der Migration muss also sichergestellt werden, dass die zu migrierenden Daten identisch mit den Daten vor der Migration sind. Dies lässt sich z.B. mittels einer Hashwertberechnung automatisch prüfen.

 

Einhaltung von Compliance-Vorschriften

Auch bei einer Datenmigration sind Compliance-Vorschriften und Datenschutzvorgaben sowie unternehmensinterne Anforderungen einzuhalten. Auf europäischer Ebene gelten unter anderem die Anforderungen der EU-DSGVO, welche sich auch auf Datenmigrationen niederschlagen – z. B. im Hinblick auf die Überwachung der Datenzugriffe, Protokollierung und den Schutz der Datenintegrität. Die deutschen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fordern, dass alle Prozesse und Abläufe einer Datenaufbewahrung in einer Verfahrensdokumentation protokolliert werden müssen. Die schweizerische GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) fordert hingegen die Sicherstellung der Vollständigkeit, Richtigkeit, Verfügbarkeit und Lesbarkeit von Daten bei Migrationen sowie die Protokollierung der Migrationen.


Aufgrund der komplexen Anforderungen sollte bei Migrationsprojekten darauf geachtet werden, dass der Dienstleister oder das zuständige Fachpersonal über ein tiefgreifendes Verständnis und Erfahrung mit Compliance-Themen verfügt.

 

Komplexitäts- und Kostenreduktion

Datenmigrationen sind häufig mit einer ausgeprägten Komplexität und hohen Migrationskosten verbunden. Faktoren, die sich auf die Komplexität der Migration auswirken können, sind beispielsweise die beteiligten Geschäftsanwendungen und die eingesetzten Speicherplattformen, aus denen die Daten migriert werden. Dies erfordert eine gute und durchdachte Planung sowie sorgfältige Vorbereitung der Datenmigration. Ein bewährter Prozess mit klaren Schritten von der Datenvalidierung auf der vorhandenen Speicherplattform bis zur endgültigen und vollständigen Übertragung auf die neue Archivlösung verschafft dabei Abhilfe. Ein gut geplanter Ablauf spart zudem Zeitaufwand und somit Kosten für die Datenmigration.

 

Minimierung von Ausfällen und Störungen im Geschäftsablauf

Die Datenmigration sollte innerhalb kurzer Zeit durchgeführt werden, damit die Ausfallzeiten der Quell- und Zielsysteme möglichst gering bleiben und sich ein reibungsloser Geschäftsablauf sicherstellen lässt. Findet die Migration im Hintergrund statt oder werden Ausfallzeiten z. B. von Geschäftsapplikationen oder Datenablagen im Zuge der Migration auf ein Minimum reduziert, können Störungen im Geschäftsablauf nahezu vollständig vermieden werden.

Quick-Check: Anforderungen an Datenmigrationen

Für die erfolgreiche Durchführung von Datenmigrationen sollten folgende Anforderungen beachtet werden:

  • Eine fundierte Migrationsstrategie sowie ein geplanter und professioneller Migrationsablauf sind die Basis für den Erfolg der Migration.
  • Die Migration sollte soweit möglich automatisiert durchgeführt werden, damit die Migrationsschritte strukturiert getestet und optimiert werden können.
  • Archivierte Daten müssen während der Migration verfügbar bleiben.
  • Die Migration archivierter Daten muss für rechtliche und organisatorische Zwecke lückenlos und revisionssicher protokolliert werden und nachweisbar sein (z.B. durch Audit Trails oder End-to-End-Protokollierung). Zudem muss bei der Migration nachvollzogen werden können, woher die Daten ursprünglich stammten.
  • Da oft sensible oder geschäftskritische Daten migriert werden und die Unversehrtheit und Unverfälschbarkeit der Daten über lange Zeiträume gewahrt werden muss, ist die Datenintegrität bei Migrationen unbedingt zu schützen. Funktionen wie Plausibilitätsprüfungen, Integritätsschutz und Zugriffskontrollen geben hierbei umfassendem Schutz.

Lösungsansatz: Datenmigrationen auf eine software-basierte Archivierungslösung

 

Eine Software-Defined Archiving Lösung bietet Hardware-Unabhängigkeit und ermöglicht schnelle und wirtschaftliche Datenmigrationen.  

  • Reduktion von Zeitaufwänden und Kosten für die Datenmigration und Minimierung von Störungen im Tagesgeschäft
  • Schutz der Datenintegrität durch Integritätschecks
  • Einsatz von Migrations-Tools und -Prozessen

 

Die Bereitstellung einer innovativen und zukunftssicheren Software-Defined Archiving Plattform reicht jedoch nicht aus. Komplexe Migrationsszenarien verlangen nach bewährten Migrations-Serviceleistungen, um bei dieser Herausforderung optimale Unterstützung zu bieten. Dabei werden spezielle und bewährte Migrations-Tools und -Prozesse verwendet, welche dafür sorgen, dass Datenmigrationen sicher und effizient im Vergleich zu Anwendungsmigrationen verlaufen. Die Migrations-Services beinhalten Plausibilitätsprüfungen der vorhandenen Daten und Audit-Trails mit End-to-End Protokollierung.

 

Wenn Sie mehr über die Optionen der Datenmigrationen und Software-Defined Archiving erfahren möchten oder ein konkretes Migrationsprojekt planen, stehen Ihnen unsere Spezialisten mit Rat und Tat zur Seite. Kontaktieren Sie uns.

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