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Compliance & Co.

Die wichtigsten Treiber der Archivierung

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Die Archivierung wichtiger Unternehmensdaten ist elementar für die Compliance Erfüllung und die Minimierung von Geschäftsrisiken. Die Anforderungen an eine rechtskonforme Datenablage werden dabei immer komplexer.

 

Entscheidende Treiber sind rechtliche und interne Compliance Regelungen, Risikominimierung und Datensicherheit. Hinzu kommen betriebswirtschaftliche Anforderungen an Kosten, Effizienz und Service. Sicher ist: Da Daten mitunter mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, ist ein zukunftsgerichteter Archivierungsansatz unabdingbar.

Die wichtigsten Treiber der Archivierung

Die heutigen Anforderungen an die Datenarchivierung erfordern von Unternehmen die Implementierung einer flexiblen und zukunftssicheren Archivierungslösung. Veraltete Archiv-Silos können aufgrund ihrer Limitierungen und Nachteile die immer komplexer werdenden Anforderungen oft nicht erfüllen. Zu den wichtigsten Treibern der Datenarchivierung zählen:

Compliance

Unternehmen sind bei der Datenarchivierung dazu verpflichtet, interne Vorgaben und gesetzliche Regulierungen einzuhalten – dazu zählen beispielsweise die DSGVO, GoBD, HIPAA, SEC17a-4, SOX und verschiedene Branchenregulierungen. Diese Vorgaben dienen unter anderem zum Schutz der Integrität, Richtigkeit und Verfügbarkeit der Daten während der Aufbewahrungsdauer.

 

Nur wenn die Daten geschützt und langfristig verfügbar sind, können Geschäftsrisiken minimiert werden. Zudem müssen Daten aus rechtlicher Sicht bei Bedarf vorzeigbar sein und dienen als Beweismittel in Streitfällen - z. B im Bereich der Produkthaftung.

Risikominimierung

Während der Aufbewahrungsdauer wichtiger Unternehmensdaten gibt es zahlreiche Risiken, welche die Geschäftsinformationen bedrohen oder schädigen können. Hierzu gehören beispielweise schleichende Datenkorruption, unbeabsichtigte Verfälschungen, unbefugte Manipulation oder Datenverluste durch Migrationen und Hardware-Replikationen.

 

Sind die Daten erst einmal beschädigt oder verloren, kann dies immense rechtliche oder wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen, da die Daten für den Geschäftserfolg mitunter kritisch sein können. Organisationen stehen somit vor der stetigen Herausforderung diese Risiken zu minimieren.

Kosten

Ein weiterer Treiber für die Datenarchivierung ist die Kostenentwicklung in der IT. Allgemein gilt, dass Organisationen durch Virtualisierung wichtige Flexibilität gewinnen und über die bedarfsgesteuerte Nutzung von IT-Ressourcen Kostenvorteile ausschöpfen können. Diese Vorteile lassen sich auch im Bereich der Archivierung nutzen: Um Kosten unter Kontrolle zu halten, müssen Organisationen die Effizienz ihrer IT in allen Bereichen steigern und ihre IT Infrastruktur optimieren.

 

Zum einen ist - angesichts der immer größer werdenden Datenmengen - eine Kontrolle des Wachstums des Primärspeichers erforderlich. Zum anderen müssen sich Speicherkapazitäten zu vertretbaren Kosten skalieren lassen. Oft erfordert dies einen Technologiewechsel in der Speicherlandschaft, was eine Datenmigration auf andere Systeme zur Folge hat. In diesem Zug werden die Daten in günstigere Speicher verschoben und somit eine Kostenreduzierung erzielt. Eine flexible und offene Archivierungslösung schützt die getätigten Investitionen und ermöglicht eine effizientere Nutzung von Speicherkapazitäten, was die Kosten im Zaum hält.

Technologischer Fortschritt

Für viele Dokumente und Daten gelten Aufbewahrungsfristen von zehn, dreißig oder mehr Jahren. Während dieser Zeiträume durchlebt die Speicherbranche einen rasanten technologischen Fortschritt. Hinzu kommt, dass Daten während der Aufbewahrungsdauer mehrfach migriert werden müssen. Dabei herrscht Ungewissheit, welche Speichertechnologie sich in Zukunft durchsetzen wird.

 

Dieses Spannungsfeld fordert eine sichere und wirtschaftliche Handhabung der Archivdaten. Die Antwort: Steigende Flexibilisierung und erhöhte Anpassungsfähigkeit von Archivierungslösungen in Bezug auf die Infrastruktur.

Wie können Organisationen den Herausforderungen begegnen?

Der Software-Defined Archiving (SDA) Ansatz erlaubt Organisationen, bedarfsgerecht und flexibel auf die gestiegenen Anforderungen der Datenarchivierung zu reagieren.

 

Software-Defined Archiving bietet Hardware-Unabhängigkeit und durchbricht damit die Inflexibilität proprietärer Archiv-Silos. Die Archivierungsintelligenz wird nicht von der Hardware, sondern von einem Software-Layer zwischen den Geschäftsanwendungen und der Speicherinfrastruktur bereitgestellt. Auf Speicherebene können Unternehmen somit auf Standard-Hardware setzen und sind nicht an bestimmte Hersteller gebunden.

 

Bei proprietären Systemen ist eine Erhöhung der Kapazität - aufgrund ihrer relativ starren Auslegung - in der Regel mit hohen Kosten verbunden. Software-Defined Archiving Lösungen ermöglichen hingegen eine Archivierung, die unabhängig von der genutzten Hardware und Herstellern ist. Dies erlaubt nicht nur eine bessere und günstigere Skalierung mit geringerem Aufwand, sondern auch eine Kombination von Speichersystemen verschiedener Hersteller.

 

Im Hinblick auf Compliance weisen die meisten internen und rechtlichen Vorschriften ähnliche Anforderungen an die Datenarchivierung auf: WORM Speicherung (Write Once Read Many), Aufbewahrung für bestimmte Zeiträume, Verschlüsselung, Zugangskontrolle, Unveränderlichkeit der Daten etc. Durch die Speicherung aller Informationen (Nutzdaten, Metadaten, Hash-Werte) in selbsttragenden und sicheren Archivcontainern sichert eine Software-Defined Archiving Lösung die Integrität von Unternehmensdaten und minimiert so die Geschäftsrisiken.

Whitepaper: Geschäftskritische Daten zukunftssicher schützen

Mit wachsenden Datenmengen steigen auch die Anforderungen an die langfristige Datenspeicherung und -archivierung. Um dabei die Kosten und Aufwände unter Kontrolle zu halten, sind Unternehmen gezwungen, die Effizienz ihrer IT in allen Bereichen zu steigern und ihre Infrastruktur zu optimieren. Software-Defined Archiving bietet Unternehmen die Möglichkeit, bedarfsgerecht auf ihre gestiegenen Anforderungen zu reagieren ohne an Speicherhersteller oder Hardware gebunden zu sein.

 

Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Ihnen ein software-basierter Ansatz helfen kann, geschäftskritische Daten zukunftssicher, flexibel und kosteneffizient zu schützen.

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