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Burkhalter Technics AG

Ablösung des Papierarchivs für Rechnungen

Die Burkhalter Technics AG archivierte bis vor ein paar Jahren Ihre Rechnungen in Papierform. Zunächst sollten nun diese Dokumente mit iTernity Compliant Archive Software (iCAS) in eine effiziente und digitale Archivierungslösung überführt werden. Doch der Einsatz von iCAS soll in Zukunft noch weit über die Rechnungen hinausgehen.

Der Erfolg auf einen Blick

Zertifizierte, rechtssichere Archivierung aller Rechnungen
Schnelle Bereitstellung und Auffindung von Original-Rechnungen
Flexible Erweiterung des Archivsystems
Nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur
Das Unternehmen

Großer Aufwand durch Papierarchiv

Das Unternehmen im Überblick:
  • Unternehmen: Burkhalter Technics AG (Burkhalter Gruppe)
  • Branche: Elektrotechnik
  • Mitarbeiter: ca. 2.800 (Burkhalter Gruppe)
  • Fokus: Elektrotechnik am Bauwerk
  • Standorte: ca. 90 in allen Landesteilen der Schweiz

Die Burkhalter Gruppe ist in der Schweiz die führende, unabhängige Gesamtanbieterin von Elektrotechnik am Bauwerk. Insgesamt arbeiten rund 2.800 Mitarbeiter in mehr als 40 Gruppengesellschaften. In einem Jahr gehen in der Gruppe ca. 250.000 Rechnungen von Lieferanten und Partnern ein. Bis vor wenigen Jahren wurden diese in Papierform bearbeitet und anschließend in Ordnern archiviert. Das Auffinden und archivieren dieser Rechnungen war extrem aufwändig und längst nicht mehr zeitgemäß. Deshalb machte sich Roger Bösch gemeinsam mit der zentralen IT der Burkhalter Gruppe auf die Suche nach einer Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung.

Die Herausforderung

Neue (Archiv-)Wege müssen gefunden werden

„Die Arbeitsabläufe und Suche der Rechnungen in Aktenordnern verursachten extrem großen Aufwand. Wenn eine Rechnung falsch abgelegt wurde, musste man sie gegebenenfalls wie die Nadel im Heuhaufen suchen. Es bestand deshalb der Wunsch, diese Workflows effizienter zu gestalten.“

Roger Bösch
Finanzbereichsleiter der Burkhalter Management AG

Die IT hatte kurz vor dem Beschluss der Umstellung auf ein elektronisches Archiv ein Storage Area Network von HPE eingeführt. Es wurde also zur Bedingung, dass diese Hardware mit der neuen Archivierungslösung kompatibel ist – nicht zuletzt auch, um Schnittstellenprobleme beim Backup zu vermeiden. Gewünscht war von allen Beteiligten eine Lösung, die sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren und bei Bedarf flexibel erweitern lässt.

Die Lösung

iCAS bietet Zuverlässigkeit und Wirtschaftlichkeit

Die Lösung für die man sich schließlich entschied, besteht aus den Hauptapplikationen AnyDocINVOICE für die Erfassung der Papierrechnungen, Basware Invoice Processing für den Workflow und Kendox InfoShare als Dokumentenmanagement-System. Die revisionssichere Langzeitarchivierung der Rechnungen erfolgt schließlich mit iTernity iCAS auf dem HPE SAN Speicher. Neben der nahtlosen Integration in die Gesamtlösung bot iCAS Burkhalter weitere wichtige Vorteile:

  • Immense Zeitersparnis in der Kreditorenbuchhaltung
  • Komfortable und schnelle Suche nach Stichwörtern im Archiv
  • Minimale Administrationsaufwände nach der Implementierung
  • Keine Ausfallzeiten bei Migration dank Betrieb auf einer virtuellen Maschine
  • Lizenzkosten auf Netto-Datenvolumen-Basis

Kein Wunder, dass die elektronische Rechnungsarchivierung nicht bei Burkhalter Technics aufhörte: Mittlerweile nutzen 75 % aller Gesellschaften das System. Es wird nun geprüft, ob auch in Kundenprojekten entstehende Daten mit Kendox gespeichert und mit iCAS rechtssicher archiviert werden können. Die Erfolgsgeschichte von iCAS bei der Burkhart Gruppe geht erst richtig los.

„Ich hatte schon zu Beginn des Projekts der elektronischen Rechnungsverarbeitung die Hoffnung, dass die Archivierung von Dokumenten weitere Kreise ziehen würde. Deshalb wollte ich damals unbedingt iCAS als flexibel ausbaubare Archivierungslösung: einfach die Kapazität des Speichersystems erweitern und die Sache läuft.“

Roger Bösch
Finanzbereichsleiter der Burkhalter Management AG

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